Ein Bauprojekt fordert den ganzen Einsatz. Am Anfang steht der Auftrag. Das Unternehmen bekommt ihn beispielsweise auf zwei Wegen. Erstens kann die Firma sich um eine lukrative Option bewerben. Dazu kommt die Anfrage eines zufriedenen Kunden. Sobald der beauftragte Mitarbeiter mit der Bearbeitung beginnt, greift er auf die Module der Projektmanagement-Software für Bauprojekte zurück. Die Software besteht aus verschiedenen Modulen, die über speziell programmierte Schnittstellen korrespondieren. Um dem Kunden einen kurzfristigen Einblick in die Fortschritte zu gewähren, kann dieser die für ihn freigegebenen Abschnitte von seinem Computer abrufen. Alternativ lassen sich die Daten über verschiedene mobile Geräte und Apps verwalten.
Neben dem Auftraggeber sollten alle Subunternehmer in das System eingebunden werden. Das Programm lässt sich entweder auf dem Zentralrechner der Baufirma oder im Cloud-System eines Softwareanbieters installieren. Die letzte Lösung reduziert das finanzielle und zeitliche Risiko, da eine fehlerhafte Datenbank zulasten des IT-Anbieters geht.
Bevor ein großes Bauunternehmen die optimierte Projektmanagement-Software für Bauprojekte von zum Beispiel der DATEX Software GmbH erwirbt, lässt die Firma die geplanten Module durch die eignen Ingenieure und IT-Spezialisten testen. Hier können während der Menüentwicklungen Anpassungen vorgenommen werden, die zu signifikanten Kosteneinsparungen führen.
Mithilfe der Projektmanagement-Software für Bauprojekte können die Ingenieure die vollständigen Kontrollen über die Bauabschnitte ausüben. Bei Bedarf greifen sie auf die automatisierten Prozesse zurück. Dazu gehören auch die Makros der bekannten Bürosoftware sowie die von anderen IT-Schmieden geleasten Softwarelösungen.
Um die Software in die üblichen Betriebssysteme zu integrieren, wird sie mit der Quellensoftware der Bauprogramme kombiniert. So kann der Anwender beispielsweise in der gewohnten Windows-Oberfläche die Vorlagen erstellen und verschiedene Berichte sowie Zeitleisten generieren. Innerhalb der Planungsabschnitte wird ein Name vergeben, der mit einem Start- und Enddatum verbunden ist. Dann folgt in diesem Beispiel die Dauer des geplanten zeitlichen Rahmens.
Der Bauprojektmanager benutzt die Projektmanagement-Software jeden Tag, um Implementierungen, Kontrollen und Koordinationsaufgaben auszuführen. In diesem Zusammenhang kümmert er sich um die Ressourcenplanung und Steuerung. Hierzu gehören die Arbeitskräfte und verwendbaren Maschinen. Werden neben den bereits vorhandenen Alternativen beispielsweise zusätzliche Bagger benötigt, fordert er sie von einer Leasingfirma an. Auch die Werkzeuge, die die Mitarbeiter für die Ausführung ihrer Tätigkeiten benötigen, werden zentral über die Software geplant.
Innerhalb des Bauprojektes kann es zu Abweichungen kommen. Diese betreffen in einige Fällen den Zeit- und Materialfaktor. Oft setzen die Verantwortlichen mit dem Auftraggeber Meetings an, um abweichende Arbeitsbedingungen und Budgetkorrekturen zu besprechen. Die Projektmanagement-Software für Bauprojekte verschafft allen Beteiligten eine Reihe von Vorteilen. So kann die Besprechung zum Beispiel über das Chat-System erfolgen. Dazu können alle Teilnehmer auf die gleichen und stets aktualisierten Datensätze zurückgreifen. Zu den zentralen Modulen zählen oft die Materialbeschaffung, das Anlagevermögen und die Baukalkulation.